Öffentliche Verwaltung

Veränderung in der öffentlichen Verwaltung gestalten

Die öffentliche Verwaltung verändert sich. Die Situation ähnelt sich an verschiedenen Stellen in den öffentlichen Verwaltungen und Behörden. Drei kurze Beispiele für die Herausforderungen und Aufgabenstellungen:

  • die konkrete Umsetzung von Digitalisierungsfeldern, wie beispielsweise Online Terminvereinbarungen oder Dokumenten-Management-Systemen,
  • vorausschauende Maßnahmen mit Blick auf die absehbare Ruhestandswelle,
  • die Gestaltung der Veränderungen mit Blick auf Akzeptanz und Widerstand bei den Beteiligten.

Im Rahmen der Safari Community begleiten wir dabei insbesondere die zwei folgenden Themenfelder.

 

Verwaltungsdialog

Im Verwaltungsdialog stehen fachliche Aspekte im Vordergrund: Hier sind Veränderungen unterschiedlich weit fortgeschritten. Beispielsweise bei der Digitalisierung von Verwaltungsarbeit hängt der Fortschritt ab von:

  • bundesweit geltenden Rahmenbedingungen
  • den Gegebenheiten im Bundesland
  • dem konkreten kommunalen Gestaltungsspielraum (insbesondere in der personellen und technischen Ausstattung) sowie
  • der generellen Verfügbarkeit der entsprechenden Fachverfahren und
  • der lokalen Umsetzungsgestaltung (z.B. Vorgehen bei der Ablaufgestaltung, Ausschreibungen, Change Management)

Einige Behörden und Verwaltungen sind weiter fortgeschritten, andere befinden sich noch in der Anfangsphase. Eine gute Gelegenheit, um voneinander zu lernen. Im Verwaltungsdialog bringen wir Expertinnen und Experten aus öffentlichen Verwaltungen und von verschiedenen Orten gezielt zum Praxis-Austausch zusammen. Jeder Termin steht unter einem Thema. Die Treffen finden aktuell online statt.

    Der Verwaltungsdialog hat unter anderem schon zu folgenden Themen stattgefunden:

      Verwaltung im Wandel

      Die Gestaltung von Veränderungen lässt sich methodisch angehen. Wir stellen Vorgehensweise und Muster vor, vermitteln die zugrundeliegenden Methoden und übertragen sie auf die Öffentliche Verwaltung im Allgemeinen sowie gemeinsam mit den Teilnehmenden auf ihre individuellen Situationen. Dabei haben wir zwei Betrachtungsebenen:

      • Das Veränderungsvorhaben an sich (Change Management): Wie gestaltet man Veränderungsvorhaben, damit die Ziele erreicht und die Potential gemeinsam gehoben werden? Welche Rolle hat die Leitung? Welche Aufgaben sind besser bei den Fachkräften aufgehoben? Wie organisiert man das Zusammenspiel? Wie nutzt man die Kraft von Widerstand konstruktiv?
      • Die konkreten, lokalen Abläufe: Einerseits gibt es klare und einheitliche Vorgaben für Verwaltungsarbeit. Andererseits ist die konkrete Umsetzung der allgemeinen Vorgaben an die lokalen, personellen, technischen und organisatorischen Besonderheiten angepasst. In der aktiven Gestaltung dieser lokalen Ausgestaltungen liegt ein großer Hebel für die Leistungsfähigkeit der Verwaltung. Mehr erreichen – ohne weiteres Personal heißt die Zielrichtung.

        Change Management – Eine Lernreise

        Neun Führungskräfte berichten in einer Video-Dokumentation von der aktiven Veränderung ihrer 350-Personen-Organisation. In der Veranstaltung werden die persönlichen Erfahrungen der Führungskräfte genutzt, um die konkrete Gestaltung des Veränderungsvorhabens vorzustellen und die zugrundeliegenden Muster zur Transformationsgestaltung zu erläutern. Hinweis: Das Video stammt aus der Industrie. Veranstaltungsteilnehmer aus der öffentlichen Verwaltung berichten, dass man die Inhalte sehr gut auf die öffentliche Verwaltung übertragen kann.

          Neue Arbeitsweisen für die Verwaltung erleben – Praxisübung

          Moderne Arbeitsweisen kann man theoretisch vermitteln. In dieser Veranstaltung steht das persönliche Erleben der Arbeitsweisen im Vordergrund. Anhand einer Gruppenübung werden verschiedene Arbeitsweisen erprobt und die persönlichen Erfahrungen gemeinsam reflektiert.

            Offene Prozess Werkstatt „Sormas Einführung“ (In Vorbereitung)

            Die Anforderungen an die Gesundheitsämter verändern sich stark in den verschiedenen Phasen des Pandemiegeschehens. In der Offenen Prozess Werkstatt „Sormas Einführung“ arbeiten mehrere Gesundheitsämter parallel an der Einführung der Sormas-Software und der Anpassung ihrer Abläufe. Der wechselseitige Einblick in diese Arbeit und der Zugriff auf Software-(Einführungs-)Expert:innen erlaubt ein schnelleres Lernen und Vorankommen.